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Les maisons arc-en-ciel doivent communiquer à l'administration, au plus tard le 1er mars de l'année qui suit celle de la subvention à laquelle elles se rapportent, un dossier justifiant l'utilisation de leurs subventions par courrier recommandé ou tout autre moyen conférant date certaine à l'envoi(12/2 du Code réglementaire wallon de l’action sociale et de la santé).
Les documents à renvoyer pour le 1er mars au SPW Intérieur et Action sociale en vue du contrôle de la subvention octroyée à une asbl agréée pour l'année précédente :
- D’une déclaration de créance ;
- La déclaration sur l'honneur ;
- D’un décompte récapitulatif ;
Ces documents doivent être envoyés par mail en un seul envoi à l’adresse suivante : egalitedeschances@spw.wallonie.be. L’objet du mail comportera obligatoirement les mentions suivantes : « Agrément MAEC – « nom de l’association » – Subv 202X ».
Afin d’aider à mieux appréhender les procédures, un manuel a destination des asbl agréées a été rédigé. Celui-ci vise à simplifier, harmoniser et clarifier le processus d'octroi des subventions. Il permet de mieux comprendre la procédure d'octroi, l'admissibilité des justificatifs et les modalités de liquidation des subventions. Il apporte également une information en ce qui concerne la vérification opérée a posteriori par l'administration, dans le cadre de l'utilisation des subventions ainsi que les conséquences en cas de non respect des règles.
En outre, un exemple de décompte récapitulatif rempli par l’administration est mis à disposition et permet ainsi d'examiner pour chaque champ le type de réponse attendue (texte, montant, date, …).