3. Je suis un opérateur

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Agrément

Pour obtenir un agrément en qualité d’initiative locale d’intégration, il faut être une association sans but lucratif et développer au moins une des missions prévues dans le décret, à savoir : la formation à la langue française, à la citoyenneté ou l’aide juridique en droit des étrangers.

Cette demande spécifique se fait en dehors des appels à projet annuels via les deux formulaires suivants :

Législation

Code wallon de l’Action sociale et de la Santé, partie décrétale, articles 154 à 154/4
Code wallon de l’Action sociale et de la Santé, partie réglementaire, articles 248 à 251

Le traitement du dossier d’agrément

Lorsque le dossier est complet, une visite d’inspection est organisée. Celle-ci a pour objectif de vérifier le respect des conditions d’agrément et l’organisation envisagée du service.

Si le dossier est incomplet, l’administration en avise le demandeur dans le mois de sa réception. Dans le cas contraire, le dossier est réputé complet.

Lorsque les données nécessaires à l’examen de la demande d’agrément sont disponibles auprès de sources authentiques, l’administration peut collecter ces données directement auprès des sources authentiques et en informe le demandeur.

Le dossier est ensuite transmis au ministre compétent pour décision.

Décision d’octroi ou de refus d’agrément et notification de l’administration

Le Ministre de l’Egalité des Chances prend la décision d’agrément dans les trois mois de la réception du dossier complet. La décision est notifiée ensuite au demandeur.

Obligations administratives et financières liées à l’agrément

En termes administratifs et comptables, les Initiatives locales d’intégration agréées sont tenues de remplir annuellement pour le 1er mars

1. Un Rapport d’activité simplifié et harmonisé ( RASH)

Le rapport d’activités simplifié et harmonisé a pour objectif de recueillir des données quantitatives et qualitatives visant à l’élaboration d’un baromètre de l’action sociale.

Outre les données d’identification, il s’agit de données relatives aux activités menées, au public visé, aux aspects particuliers propres à votre domaine d’activité, à votre auto-évaluation et aux perspectives de développement de vos activités.

Une fois validé, ce rapport est transmis automatiquement à l’administration.

2. Un décompte récapitulatif des dépenses

Ce formulaire électronique disponible sur « Mon Espace » reprend les frais de personnel (en ce compris la subvention ANM 2018-2020), de fonctionnement et d’amortissement auquel sera joint une copie du compte individuel « version employeur » de chaque travailleur mis à charge de la subvention.

Vous devez y joindre :

une déclaration sur l’honneur ;
une copie du compte individuel de chaque travailleur mis à charge de la subvention

Une fois validé, celui-ci est transmis automatiquement à l’administration.

Document explicatif - Comment justifier des subventions et utiliser le modèle de décompte récapitulatif

Tutoriels vidéos pour le remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif.

1) Introduction : contexte et infos générales

Ce module vidéo est le premier tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci aborde les principes généraux et les éléments de contexte vis-à-vis de ce nouveau modèle de décompte. Ce module s’adresse à l’ensemble des organismes subsidiés.

2) Comment remplir l’onglet « Identification » ?

Ce module vidéo est le deuxième tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci aborde le 1er onglet du formulaire intitulé « Identification ». Ce module s’adresse à l’ensemble des organismes subsidiés.

3) Comment remplir l’onglet « frais de personnel » (théorie et principes) ?

Ce module vidéo est le troisième tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci aborde le 2ème onglet du formulaire intitulé « Frais de personnel ». Ce module s’adresse à l’ensemble des organismes subsidiés.

4) Comment remplir l’onglet « frais de personnel » (exemples pratiques) ?

Ce module vidéo est le quatrième tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci propose une série d’exemples relatifs au 2ème onglet du formulaire intitulé « Frais de personnel ». Ce module s’adresse à l’ensemble des organismes subsidiés.

5) Comment remplir l’onglet « Détail PFA ANM » ? (organismes agréés)

Ce module vidéo est le cinquième tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci propose une série d’exemples relatifs au 3ème onglet du formulaire intitulé « Détail PFA ANM ». Ce module s’adresse uniquement aux organismes agréés par la Direction de l’Intégration des personnes étrangères et de l’Egalité des chances.

6) Comment remplir les onglets « frais de fonctionnement » et « recettes » ?

Ce module vidéo est le sixième tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci aborde le 4ème onglet du formulaire intitulé « Frais de fonctionnement » et le 6ème onglet intitulé « recettes ». Ce module s’adresse à l’ensemble des organismes subsidiés.

7) Comment remplir l’onglet « Amortissements » ? (organismes agréés)

Ce module vidéo est le septième tuto relatif au remplissage du nouveau modèle de décompte justificatif des subventions régionales wallonnes en matière d’intégration des personnes étrangères et d’égalité des chances. Celui-ci aborde le 5ème onglet du formulaire intitulé « Amortissements ». Ce module s’adresse uniquement aux organismes agréés par la Direction de l’Intégration des personnes étrangères et de l’Egalité des chances.

Après vérification du dossier, une déclaration de créance et un récapitulatif des dépenses éligibles sont envoyés aux opérateurs. La déclaration de créance doit être renvoyée signée (signature originale) par courrier à l’administration. Sur cette base, le solde est liquidé.

Afin de vous aider à mieux appréhender les nouvelles procédures, un manuel a été rédigé à votre attention. Celui-ci vise à simplifier, harmoniser et clarifier le processus d'octroi des subventions. Il vous permettra de mieux comprendre la procédure d'octroi, l'admissibilité des justificatifs et les modalités de liquidation des subventions. Il apporte également une information en ce qui concerne la vérification opérée a posteriori par l'administration, dans le cadre de l'utilisation des subventions ainsi qu'en ce qui concerne les conséquences en cas de non respect des règles.

Subventions facultatives

Subventions liées à un appel à projets

Sur base d’un appel à projets qui paraît tous les deux ans au Moniteur Belge (début janvier), des subventions sont attribuées à des initiatives de terrain. Ces subventions sont facultatives et interviennent souvent en complément de subsides octroyés dans d’autres cadres de subvention. Pour répondre à l’appel à projets “Initiatives locales d’Intégration des personnes étrangères”, il convient de compléter un formulaire électronique.

Nouveauté depuis le 30/10/2020 : l'accès aux formulaires électroniques nécessite des configurations préalables de votre espace professionnel afin d'autoriser vos collaborateurs à agir au nom de votre organisme. Plus d’info dans ce fichier PDF relatif à mon espace.

Un Comité d’avis, composé de représentants du SPW Intérieur et Action sociale, des Centres régionaux d’intégration pour les dossiers qui les concernent et du Cabinet du Ministre de tutelle, analyse les projets valablement réceptionnés.

L’ensemble des demandes fait l’objet d’une analyse individualisée. Les propositions sont ensuite soumises au Ministre de tutelle qui rend ses décisions.

L’appel à projets fixe le cadre dans lequel les subventions sont octroyées. Actuellement, il précise notamment le profil des formateurs en français langue étrangère, en citoyenneté, le volume horaire minimum pour les formations et les permanences juridiques ou sociales, le profil des personnes assurant ces permanences, le cadre de la démarche interculturelle, etc. Certains axes de l’appel à projets ILI font partie du Parcours d’intégration. La rubrique Parcours d’intégration reprend les conditions minimum des formateurs Fle et Citoyenneté dont le nouveau cadre de référence adopté en juillet 2019 pour les formateurs à la langue française.

Subventions hors cadre d’un appel à projets

Pour des projets qui ne rentrent pas dans le cadre d’un appel à projets ou d’un agrément ainsi que pour des actions ponctuelles, le Cabinet du Ministre peut décider d’octroyer des subsides à titre facultatif.

Obligations administratives et financières liées aux subventions facultatives, y compris dans le cadre d’un appel à projets

Les obligations administratives et financières sont en premier lieu à consulter sur votre arrêté de subvention, lequel précise les modalités à remplir à l’échéance de la subvention accordée.

A l’échéance reprise sur votre arrêté de subvention, vous êtes également tenus de vous rendre sur « Mon Espace » afin d’y déposer votre dossier justificatif. Celui-ci reprend :

un rapport d’évaluation électronique de vos activités selon le modèle établi sur « Mon Espace ». Ce rapport est envoyé automatiquement à l’administration. Néanmoins, nous vous conseillons vivement d’en garder une copie.
un décompte récapitulatif reprenant les frais de personnel auquel sera joint une copie du compte individuel « version employeur » de chaque travailleur mis à charge de la subvention et de fonctionnement (les onglets relatifs à la PFA ANM 2018-2020 et à l’amortissement ne sont à remplir que par les opérateurs « agréés »).
Un scan des pièces justificatives comptables qui doivent être regroupées par rubriques numérotées et classées dans l’ordre de présentation du décompte. Ces scans sont à joindre sur « Mon Espace » dans la section prévue à cet effet ;
une déclaration sur l’honneur attestant, notamment que les frais réels tels que déclarés et pris en charge par la subvention pour l’accomplissement du but de la subvention ne font à aucun moment l’objet d’un double subventionnement.

Le modèle de décompte financier est désormais imposé.

Si votre subvention est accordée en dehors de l’appel à projets, un rapport d’activité doit être transmis à l’administration. Dans ce cas, un rapport d’activité type n’est pas exigé.

Nous vous invitons également à prendre connaissance des dépenses éligibles dans le cadre de subventions facultatives.

Après vérification du dossier, une déclaration de créance est envoyée aux opérateurs. La déclaration de créance doit être renvoyée signée (signature originale) par courrier à l’administration. Sur cette base, le solde est liquidé.