3. Je suis un opérateur

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Législation

Agrément

L’article VII.115 du Code de droit économique interdit la pratique de la médiation de dettes, sauf :

  • si elle est pratiquée par un avocat, un officier ministériel ou un mandataire de justice dans l'exercice de sa profession ou de sa fonction;
  • si elle est pratiquée par des institutions publiques ou par des institutions privées agréées à cet effet par l'autorité compétente.

C’est la Wallonie qui gère cette compétence pour le territoire wallon francophone.

Introduire un dossier de demande d'agrément

Le dossier de demande d'agrément doit être introduit auprès de la Direction de l'Action sociale du SPW Intérieur et Action sociale.

Il est constitué d’un formulaire de demande d’agrément et d'une déclaration sur l'honneur attestant du respect des conditions d'agrément édictées par la réglementation, dont le modèle est établi par l'Administration.

Doivent également être joint au formulaire de demande d’agrément :

  • un rapport comportant :
    • un aperçu des besoins constatés,
    • des moyens dont la mise en œuvre est envisagée,
    • la précision de l’aire d’activité normalement couverte ;
  • les derniers comptes approuvés et une indication de la disponibilité des moyens financiers pour la rémunération du personnel prévu à l’article 121 du Code wallon de l’Action sociale et de la Santé ;
  • Pour les CPAS : le procès-verbal de la réunion du Comité de concertation visé à l’article 26, §2, de la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d’action sociale, ainsi que le procès-verbal de l’organe compétent actant la décision de l’institution de s’engager dans l’activité de médiation de dettes ;
  • Pour les ASBL : le procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration actant la décision de l’institution de s’engager dans l’activité de médiation de dettes.

Traitement du dossier d'agrément

Si le dossier est incomplet, l'Administration en informe le demandeur dans les trente jours de sa réception. Sur la base du dossier complet, l'Administration demande une inspection dont le but est de vérifier le respect des conditions d'agrément et l'organisation envisagée du service.

Le dossier est ensuite transmis avec l'avis de l'Administration au/à la Ministre compétent(e), pour décision.

Notification de l'Administration

La décision du/de la Ministre prend la forme d'un arrêté d'octroi ou de refus d'agrément et est notifiée au demandeur avec mention des voies de recours.

La décision d'octroi renseigne la date du début de l’agrément, c'est-à-dire la date à partir de laquelle l'activité peut être exercée pour une durée indéterminée.

Que faire ensuite quand on est agréé ?

Un rapport d'activités (RASH) dont le modèle est établi par l’Administration doit être transmis pour le 1er mars de chaque année.

Obtenir une subvention liée à un agrément

Les institutions agréées au 1er janvier de l'année de référence (année civile écoulée) peuvent introduire une demande de subvention pour l'année en cours. Cette demande doit être introduite pour le 1er mars de l'année en cours. Il n’y a donc pas de financement la première année de fonctionnement du service.

Il convient également que le nombre de dossiers traités durant l'année de référence soit atteint (30 dossiers pour les institutions privées, 2 dossiers par tranche de 1.000 habitants pour les institutions publiques).

Une avance est versée pour le 1er mars de l’année de subvention, le solde étant payé l'année suivante sur la base du dossier de pièces justificatives de dépenses introduit pour le 1er mars.

Subvention

La Wallonie accorde des subventions aux institutions agréées pour la médiation de dettes. Il s'agit d'ASBL, de CPAS ou d'associations Chapitre XII de la loi du 8 juillet 1976 organique des CPAS, qui ont obtenu un agrément pour cette pratique.

Cette subvention n'étant pas automatique, il est impératif que les institutions complètent ce formulaire, destiné à collecter les informations utiles pour le calcul du montant octroyé. Ce formulaire est disponible sur le portail de la Wallonie.

Le formulaire doit être soumis via « Mon Espace », d’où les données seront récupérées automatiquement. Il ne faut donc plus faire parvenir ce document à l’Administration, que ce soit sous format papier ou par e-mail (seuls les formulaires soumis électroniquement via « Mon Espace » seront traités).

L’identification forte permise par l’application « Mon Espace » a pour conséquence que le formulaire ne doit plus être signé (aussi bien sur papier qu’électroniquement), la personne soumettant le dossier ayant été désignée par l’institution par le système de délégation prévu dans « Mon Espace ».

Pour rappel, la demande de subvention doit être complétée et soumise pour le 1er mars de l’année de subvention au plus tard.

La subvention accordée comporte une partie forfaitaire et une partie variable; elle permet une intervention dans les frais de personnel, de formation, de fonctionnement et d'équipement du service.

Modalités de contrôle de la subvention

Vous trouverez ci-dessous les documents à renvoyer pour le 1er mars à la Direction de l’Action sociale du SPW Intérieur et Action sociale, en vue du contrôle de la subvention octroyée à votre institution pour l'année précédente.

Votre institution utilise une comptabilité qui relève du secteur public (CPAS)

  • Le récapitulatif des frais de fonctionnement, de personnel et d'investissement à extraire de la comptabilité de votre institution par le biais de l'application eComptes (fonction 8013) à renvoyer dans un format compatible Microsoft Excel ;
  • La copie (scan) de la première feuille de l’extraction eCompte (nommée « rapport ») dûment complétée et signée.

Ces 2 documents doivent être envoyés par mail en un seul envoi à l’adresse suivante : smd.social@spw.wallonie.be. L’objet du mail comportera obligatoirement les mentions suivantes : « SMD/n° d’agrément - nom du CPAS – PJ 20xx ».

Votre institution utilise une comptabilité qui relève du secteur privés (ASBL)

Les institutions privées doivent remplir un décompte récapitulatif du personnel (sous forme de formulaire intelligent) disponible sur le portail de la Wallonie.

Si les frais de personnel ne suffisent pas à justifier l’entièreté de la subvention, le service est invité à compléter un décompte récapitulatif, au format Excel, reprenant les frais de fonctionnement, à joindre au formulaire intelligent sur la plateforme « Mon Espace ».

La déclaration sur l’honneur est désormais intégrée dans le décompte récapitulatif.

Ces documents sont envoyés électroniquement suivant la procédure mise en place sur le portail de la Wallonie.

Pour plus d’informations concernant les raisons de ce changement de forme, voir circulaire relative à la justification de la subvention.

En outre, vous trouverez ci-dessous un exemple de décompte récapitulatif (frais de fonctionnement) rempli par l’Administration ; vous pourrez ainsi examiner pour chaque champ le type de réponse attendue (texte, montant, date…).

Afin de vous aider à mieux appréhender les nouvelles procédures, un manuel a été rédigé à votre attention. Celui-ci vise à simplifier, harmoniser et clarifier le processus d'octroi des subventions ; il vous permettra de mieux comprendre la procédure d'octroi, l'admissibilité des justificatifs et les modalités de liquidation des subventions. Il apporte également une information en ce qui concerne la vérification opérée a posteriori par l'Administration, dans le cadre de l'utilisation des subventions ainsi qu'en ce qui concerne les conséquences en cas de non-respect des règles.

RASH

Le rapport d’activités simplifié et harmonisé a pour objectif de recueillir des données quantitatives et qualitatives visant à l’élaboration d’un baromètre de l’action sociale.

Outre les données d’identification, il s’agit de données relatives aux activités menées, au public visé, aux aspects particuliers propres à votre domaine d’activité, à votre auto-évaluation et aux perspectives de développement de vos activités.

Ce formulaire doit être rempli pour le 1er mars.

Le SPW Intérieur et Action sociale vous propose deux outils pour vous assister dans la récolte de données statistiques:

  • Une fiche pratique pour la récolte de données statistiques ;
  • Un fichier Excel permettant un suivi automatisé des statistiques à renseigner dans le cadre du RASH. L'emploi du fichier est laissé au libre choix des services. Plus d'information dans le fichier lui-même (cf. première feuille).

Récapitulatif des documents à renvoyer

1° demande de subvention à introduire pour le 1er mars 2023

Pour tous les opérateurs: encodage via la plateforme Mon espace Wallonie

Une aide dans la démarche : Bénéficier d'un subside en tant que service de médiation de dettes.

2° RASH à introduire pour le 1er mars 2023

Le rapport d’activités simplifié et harmonisé a pour objectif de recueillir des données quantitatives et qualitatives visant à l’élaboration d’un baromètre de l’action sociale.

Outre les données d’identification, il s’agit de données relatives aux activités menées, au public visé, aux aspects particuliers propres à votre domaine d’activité, à votre auto-évaluation et aux perspectives de développement de vos activités.

Encodage via les plateformes suivantes:

Une aide dans la démarche : Remplir le rapport d'activités simplifié et harmonisé (RASH).

 

3° Justification subvention réglementaire pour le 1er mars 2023

Encodage ou extraction via les plateformes suivantes:

Une aide dans la démarche : Bénéficier d'un subside en tant que service de médiation de dettes.

4° Justification des autres subventions pour le 1er mars 2023

a) Accord non-marchand

accordeon_thematique_surendettement: 
Services de médiation de dettes